Sut y gall Digwyddiadau Busnes, gefnogi busnesau yng Nghymru

Digwyddiadau busnes yw darparu cyfleusterau a gwasanaethau i’r miliynau o gynrychiolwyr sy’n mynychu cyfarfodydd, cynadleddau, arddangosfeydd, digwyddiadau busnes, teithio cymhelliant a lletygarwch corfforaethol. (Ffynhonnell: ICCA)

Mae’r diwydiant digwyddiadau busnes, y cyfeirir ato’n flaenorol ac yn aml fel marchnad MICE (Cyfarfodydd, Teithio Cymhelliant, Cynhadleddau, Arddangosfeydd), yn amrywio o gynllunwyr digwyddiadau un person i gwmnïau mawr sydd ag angerdd am gymhlethdodau a chreadigrwydd trefnu digwyddiadau busnes ar gyfer llond llaw o bobl i filoedd o gynadleddwyr.

Mae perchnogion a chynllunwyr digwyddiadau yn trefnu pob elfen o'u digwyddiadau, o gyrchu lleoliadau a llogi i reoli cynrychiolwyr, cynnwys rhaglennu, teithio, cyllidebu a chyllid y digwyddiad i lety, bwyd a diod a phrofiadau digwyddiadau. Mae’r holl gydrannau amrywiol yn cael eu trin a’u rheoli gan gynllunwyr digwyddiadau gyda chymorth cyrchfannau a chynhyrchion.

Mae Meet in Wales yn ffurfio rhan o dîm Digwyddiad Cymru, gan gyflwyno Cymru fel cyrchfan ragorol ar gyfer Digwyddiadau Diwylliant, Chwaraeon a Busnes. Gweithio i Strategaeth Digwyddiadau Cenedlaethol Cymru 2022-2030 a’r cynllun gweithredu, a ddatblygwyd rhwng Diwydiant a Llywodraeth Cymru, ochr yn ochr â strategaethau eraill Llywodraeth Cymru ar gyfer y Rhaglen Lywodraethu a Deddf Cenedlaethau’r Dyfodol ar gyfer twristiaeth a datblygu economaidd.

Mae tîm Cwrdd yng Nghymru yn canolbwyntio’n benodol ar ardal Digwyddiadau Busnes y tîm ac yn gweithio’n  agos gyda diwydiant twristiaeth a lletygarwch Cymru ac awdurdodau lleol o ddarparwyr gweithgareddau ac atyniadau i fwytai, llety, lleoliadau DMOs (Sefydliadau Rheoli Cyrchfannau) a gweithwyr proffesiynol y diwydiant i:

• Hyrwyddo Cymru fel cyrchfan hyfyw a chroesawgar ar gyfer digwyddiadau busnes, trwy lwyfannau digidol, cysylltiadau cyhoeddus pwrpasol a digwyddiadau personol.
• Targedu Cynllunwyr Corfforaethol a Chymhelliant, asiantaethau a phrynwyr un yr DU ac yn Rhyngwladol ar gyfer profiadau adeiladu tîm, corfforaethol ac academaidd, a gweithgareddau.
• Mae yna hefyd raglen ddisodli Digwyddiadau Busnes (add guidance link for industry and event organisers) ar gyfer denu digwyddiadau strategol a newydd i Gymru.
• Gweithio ar draws sectorau blaenoriaeth allweddol a’r byd academaidd i leoli Cymru fel cyrchfan ar gyfer cydweithredu, cyfarfodydd a digwyddiadau, gan gynnwys datblygu a gweithredu rhaglen gynadledda genedlaethol i lysgenhadon er mwyn denu digwyddiadau cyswllt gyda gweddu’n strategol berthnasol i'r sectorau a chryfderau’r brifysgol.
• Darparu llwyfan ffisegol a digidol ar gyfer cynhyrchion Digwyddiadau Busnes Cymru perthnasol i gydweithio, ymgysylltu a chystadlu ar lwyfan rhyngwladol.
• Gweithio gyda phartneriaid strategol y DU ac Iwerddon, megis Bwrdd Diwydiant Digwyddiadau, VisitBritain ac ati i hyrwyddo Cymru fel Cyrchfan Digwyddiadau Busnes blaenllaw yn y DU ac Iwerddon.

Busnesau lletygarwch a thwristiaeth, o dywyswyr teithiau, atyniadau a gweithgareddau i bwtîc a llety, bwytai a lleoliadau ar raddfa fawr. Os ydych chi’n gyfarwydd â gofynion y farchnad gorfforaethol, gallwch ddarparu ar gyfer archebion ymlaen llaw 6 mis i dros 2 flynedd cyn digwyddiad, ac ymateb yn effeithlon ac yn broffesiynol i unrhyw geisiadau cleient yr ydym am i chi gymryd rhan.

Mae’n bwysig cael adran/tudalen gorfforaethol ar eich gwefan, gyda chynnig a delweddau corfforaethol perthnasol i adlewyrchu gofynion y farchnad (dim delweddau plant/teulu na phriodas) yn gwybod ar eich gwefan eich bod yn hapus i weithio gyda nhw a’r hyn y gallwch ei gynnig.

Cyfarfodydd
Dod ynghyd nifer o bobl mewn un lle, i roi neu gyflawni gweithgaredd penodol. Gall fod yn ad-hoc neu’n batrwm penodol. Gall cyfarfodydd fod mor isel â 10 hyd at tua 100 o nifer. Byddai cyfarfod yn y cyd-destun hwn yn cynnwys:

• cyfarfodydd y Bwrdd
• grwpiau ffocws
• seminarau hyfforddi
• cyfarfodydd cyfranddalwyr
• cyfarfodydd rheoli
• sesiynau briffio

Byddai’r cyfarfodydd yn ymgorffori elfen o deithio a chynhaliaeth i’r cynrychiolwyr megis teithio, llety, bwyd a diod.

Yn draddodiadol, mae cyfarfodydd wedi bod wyneb yn wyneb yn bennaf, ond ers pandemig COVID-19, bu symudiad tuag at gyfarfodydd rhithwir, a gafodd ei gyflymu gan y symudiad cyflym i ddigwyddiadau digidol ledled y byd. Mae perchnogion a chynllunwyr digwyddiadau bellach yn dychwelyd i ddigwyddiadau byw, ond mae gan lawer o ddigwyddiadau gyfnod byrrach neu maent wedi datblygu elfen hybrid sydd, yn cyfuno elfennau wyneb yn wyneb ac ar-lein, gan arwain at ostyngiad bach o deithio at ddibenion Digwyddiadau Busnes.

Teithiau Cymhelliant
Pecyn teithio wedi’r deilwra sydd wedi’i ddylunio’n aml ar gyfer cleientiaid/gweithwyr rhaglen gymhelliant sy’n cydnabod cyflawniad, gwobrwyo teyrngarwch neu ddigwyddiad adeiladu tîm a gynlluniwyd i hybu hyder a morâl gweithwyr, cymell timau a gwella cynhyrchiant yn y gweithle. Gall hyn gynnwys:

• Ymweliadau ymgyfarwyddo
• Rhaglenni gwobrwyo a theithio busnes pen uchel unigryw
• Digwyddiadau adeiladu tîm
• Digwyddiadau golff corfforaethol

Rhaglenni gwobrwyo a theithio busnes pen uchel unigryw
Mae busnes cymhelliant teithio yn adeiladwr diwylliant corfforaethol pwysig ac yn ffactor allweddol wrth ysgogi staff a chynhyrchiant. Fel arfer mae gan deithio cymhelliant gylch gwerthu a dosbarthu hir felly mae'n tueddu i gael arweiniad hirach mewn pryd o archebu i'w danfon.

Yn gyffredinol, mae profiadau pen uchel yn ffurfio teithiau pwrpasol ac yn aml maent wedi’u cynllunio gan DMCs lleol (Cwmnïau Rheoli Cyrchfannau) i greu rhaglenni ar gyfer y tŷ / asiantaeth cymhelliant. Gall amrywio o benwythnos i daith wedi’i becynnu’n gywrain. Sylwch nad yw’r cyfle bob amser yn seiliedig ar wobrwyo’r gweithiwr, fe’i defnyddir yn aml fel term cyffredinol ar gyfer taith fusnes gwariant uchel.

Digwyddiadau adeiladu tîm
Dyma rai o'r digwyddiadau pwysicaf y dylai pob busnes ystyried eu cynnal o bryd i'w gilydd. Eu prif bwrpas yw hybu hyder a morâl gweithwyr, cymell timau a gwella cynhyrchiant yn y gweithle. Maent yn rhoi cyfle unigryw i weithwyr ddod at ei gilydd a dysgu mwy am ei gilydd mewn amgylchedd nad yw’n achosi straen, ac mewn sefylla di-waith.

Yn dibynnu ar fusnes a diddordebau’r gweithwyr, gall digwyddiadau adeiladu tîm ymgymryd â llu o ffurfiau. O weithgareddau grŵp corfforol awyr agored, anturiaethau awyr agored cynaliadwy a mentrau dan do unigryw neu raglenni arweinyddiaeth meddwl pwrpasol, pob un wedi’u  cynllunio gyda gofynion penodol ac unigryw sy’n berthnasol i fusnesau unigol. Fel arfer mae’n cynnwys gweithredwyr adeiladu tîm, gweithredwyr trafnidiaeth, cwmnïau rheoli cyrchfannau, canllawiau, llety, busnesau bwyd a diod ac atyniadau a darparwyr gweithgareddau.

Digwyddiadau Golff
Mae yna reswm pam mae cymaint o bobl yn ystyried golff yn gamp busnes. Yn wych ar gyfer gwneud cysylltiadau ac adeiladu perthnasoedd, mae digwyddiadau golff yn ffefryn ymhlith llawer o sefydliadau. Mae’r amgylchedd hamddenol a’r  awyrgylch hamddenol yn caniatáu i westeion ffurfio bondiau cryf a bargeinion selio a fyddai fel arall yn ymddangos yn amhosibl. Gall digwyddiadau golff corfforaethol fod yn dipyn o her i’w cynllunio a’u gweithredu’n iawn felly byddant am gael perthynas agos â chyrsiau golff ac encilion golff.

Cynadleddau
Mae cynhadledd yn ddigwyddiad sy’n hwyluso arddangos cynnyrch ac yn cynnwys cyflwyniadau a thrafodaethau o fewn rhwydwaith proffesiynol ac sy’n cael eu trefnu a’u seilio ar agenda fanwl gywir ac yn cynnwys cynadleddau, cynadleddau a seminarau. Mae niferoedd y cynrychiolwyr yn amrywio o 150 i 5,000 o gynrychiolwyr yn dibynnu ar y math o gynhadledd ac a yw’n ddigwyddiad rhyngwladol neu ddomestig. Maint cyfartalog cynadleddau yn y DU yw 300-400 o gynrychiolwyr dros 2 i 3 diwrnod. Mae cynadleddau rhyngwladol yn tueddu i fod yn fwy ac oddeutu 1,500 o gynrychiolwyr dros yr un cyfnod ond weithiau gallant gynnwys rhaglenni gwobr/priod yn ystod neu ar ôl cynhadledd sy’n cynyddu’r ymwelwyr i gyrchfan ac fel arfer yn cael arhosiad hirach.

Cyngres
Cyfarfod cyffredinol yw cyngres, sy'n casglu nifer sylweddol o weithwyr proffesiynol sydd wedi talu cyfraniad ariannol. Gall cynadleddau redeg ar gyfer miloedd o gynrychiolwyr.

Digwyddiadau Cymdeithas
Mae yna gymdeithas ar gyfer popeth! Fel arfer, mae Cymdeithasau Cenedlaethol yn cynnal cynhadledd flynyddol sy’n agored i’w haelodau ei mynychu, ac mae cynadleddau’r  Gymdeithas Ryngwladol ar agor i’w haelodaeth fyd-eang yn gyffredinol. Gall digwyddiadau cymdeithas amrywio o ran maint sy’n amrywio o gyfartaledd 250-400 y digwyddiad hyd at ddigwyddiadau blynyddol sy’n cynnal 800 - 2,500 o gynrychiolwyr ar gyfartaledd ac weithiau gallant gynnwys rhaglenni partner / priod gall ddyblu nifer yr ymwelwyr i gyrchfan. Bydd gan gymdeithasau angen diffiniedig ar gyfer eu digwyddiadau ac fel arfer ond nid ym mhob achos bydd angen mwy nag un man cyfarfod mewn lleoliad, gan gynnwys y Cyfarfod Llawn ar gyfer eu prif sesiynau agor a chau ac ystafelloedd trafod ar gyfer sesiynau ychwanegol, llai, gofod arddangos ac ati trwy gydol eu cynhadledd. Y cyfnod aros arferol yw tua 2 i 3 diwrnod. Mae busnes cymdeithas yn dda i Gymru gan fod cysylltiad cryf rhwng sectorau blaenoriaeth busnes, y byd academaidd a meddygol.

Seminarau
Prif bwrpas seminar yw rhoi gwybodaeth newydd a pherthnasol i westeion am y diwydiant a'r cwmni dan sylw. Mae seminarau’n aml yn ddigwyddiadau byrrach, annibynnol nad ydynt yn para mwy nag ychydig oriau. Mae cyfranogwyr yn ymgynnull yn yr un lle, ac fel arfer mae nifer y siaradwyr yn gyfyngedig hefyd.

Arddangosfeydd
Mae arddangosfeydd yn rhoi cyfle i fusnesau arddangos eu cynnyrch neu wasanaethau. Yn aml mae angen mwy nag un man cyfarfod arnynt ar gyfer stondinau, cyflwyniadau ymneilltuo a chyfleoedd rhwydweithio. Mae arddangosfeydd yn y prif yn aml ar raddfa fawr. Gall y math o arddangosfa gynnwys:

• Sioe Masnach - Mae sioeau masnach fel arfer yn cynnwys gweithdai a chyflwyniadau, yn ogystal â digon o ddigwyddiadau rhwydweithio gyda'r nos. Mae'r cyfryngau a dylanwadwyr poblogaidd hefyd yn cymryd rhan. Mae arddangoswyr yn talu i sefydlu eu bwth tra gall mynychwyr dalu ffi mynediad / presenoldeb bach ond nid yw hyn yn gyffredin.
• Digwyddiadau lansio cynnyrch - Nod digwyddiadau lansio cynnyrch yw hysbysu gweithwyr, cleientiaid a'r cyfryngau am ddatblygiadau diweddar y cwmni. Y nod yw creu bwrlwm ymhlith cwsmeriaid a'r cyfryngau am yr hyn sydd i ddod. Maent yn cynnwys lleoliadau neu lety unigryw neu ddiwylliannol gyda gofod cyfarfod, atyniadau a llety.
• Digwyddiadau elusennol - Mae digwyddiadau elusennol yn darparu'r sianel codi arian fwyaf pwerus i gwmnïau. Mae digwyddiadau elusennol yn atgyfnerthwyr delwedd gyhoeddus anhygoel ac yn dangos nad busnes yn unig ydych chi. Nid yn unig y mae digwyddiadau elusennol yn fuddiol i'r gymuned leol, ond maent hefyd yn hybu morâl gweithwyr ac yn rhoi enw eich cwmni allan yno. Gall y digwyddiadau hyn gynnwys nifer o weithgareddau, a bydd y rhan fwyaf ohonynt yn troi o amgylch y gymuned leol. Yn aml mae angen i fusnesau wneud defnydd da o'u rhwydwaith i sicrhau bod gair o'r digwyddiad yn mynd allan.
• Digwyddiadau Gwerthfawrogiad - Yn llai cyffredin na mathau eraill o ddigwyddiadau, mae digwyddiadau gwerthfawrogiad yn caniatáu i westeion dreulio rhywfaint o amser o ansawdd gyda chleientiaid neu weithwyr. Pwrpas digwyddiadau gwerthfawrogiad yw dod â phobl ynghyd a thrafod cyfleoedd busnes newydd.
• Nid yw digwyddiadau gwerthfawrogi yn cael eu gwerthfawrogi bron cymaint ag y dylen nhw. Er nad ydyn nhw'n darparu arweinwyr newydd na refeniw ar unwaith i gwmnïau, maen nhw'n rhoi cyfle unigryw i'r gwesteion arddangos diwylliant y cwmni yn y golau mwyaf ffafriol. Mae digwyddiadau gwerthfawrogiad i fod i fod yn hwyl ac yn hamddenol a nhw yw'r digwyddiadau lleiaf cysylltiedig â busnes o bob cyfarfod busnes. Mae rhai rhaglenni gwerthfawrogiad yn cynnwys cinio a theatr, mordeithiau gyda'r nos, digwyddiadau trac rasio, partïon coctel, dathliadau gwyliau unigryw, a chymaint mwy; Mae'r posibiliadau'n ddiddiwedd.
• Digwyddiadau carreg filltir y cwmni - Yn debyg i ddigwyddiadau gwerthfawrogi, mae digwyddiadau carreg filltir cwmni yn achos dathlu. Yn dibynnu ar faint a phresenoldeb y cwmni, gall y gweithredu amrywio. Gall y digwyddiadau hyn gael eu cyfyngu i weithwyr y cwmni neu gallant gynnwys cleientiaid a ffigurau allweddol. Efallai y bydd rhyw fath o sylw yn y cyfryngau a phresenoldeb y cyhoedd hefyd yn helpu i ledaenu'r gair am lwyddiant y busnes.

Mae ein erthygl Gweithio gyda ni (dolen)wrth eich cefnogi adran o'r wefan hon, yn esbonio sut y gallwch gymryd rhan.

Os ydych chi'n teimlo bod gennych fusnes/cynnyrch/gwasanaeth B2B perthnasol ar gyfer Digwyddiadau Busnes, efallai y byddwch hefyd am ystyried gweithio gyda'r Fasnach Deithio sy'n canolbwyntio ar farchnadoedd domestig a rhyngwladol y B2B Leisure Travel Trade hefyd.